『あかるい職場応援団』から
2022年1月6日に『言い方ひとつ ～職場のコミニュケーション～』という記事で、「あかるい職場応援団」(概要pdf)という ハラスメント対策総合サイトを紹介しました。
カテゴリの『管理職の方』から、６回シリーズの『言い方ひとつで変わる会話術』をとりあげ、
【第1回】“相互尊重”コミュニケーションから、抜粋して展開しました。
今回は、【第5回】「部下を育てる・後輩を指導する」から、ポイントをお伝えしていきます。
６回シリーズの表題は以下です。
【第1回】 「自分も相手も尊重する、“相互尊重”コミュニケーション」
【第2回】 「自分も相手も大切に－“Win-Win”発想の自己主張でモノを頼む」
【第3回】 「こんな場面のコミュニケーション－「フィードバック」
【第4回】 「こんな場面のコミュニケーション－迷惑行動にNOと言う」
【第5回】 「部下を育てる・後輩を指導する」
【第6回】 すぐに使える“相互尊重”のコミュニケーション
著者は、株式会社グローバリンクを創立された 大串 亜由美さん です。
【第5回】「部下を育てる・後輩を指導する」
上司」対「部下」、「先輩」対「後輩」のコミュニケーションを難しいと考える方は多いのではないでしょうか。
「そんなつもりは」なかった、「よかれと」思ったことでも、正しく伝わらないこともあります。といって必要な会話を躊躇してしまえば、仕事のパフォーマンスにまで影響を及ぼしかねませんね。
部下を育てる。後輩を指導する時も、2022年1月6日に『言い方ひとつ ～職場のコミニュケーション～』 内の発展的で協調的な“相互尊重”コミュニケーション力が活きてきます。
実践に役立つスキルが、5つにまとめられています。
相互尊重を実践した、上司の５つのスキル
スキル1 事実ベースで100％褒めて、一緒に喜ぶ
スキル2 事実で叱り、解決策は情報共有
スキル3 メンツを気にせず部下に謝る
スキル4 権限委譲する
スキル5 逆「報連相」する
スキル1 事実ベースで100％褒めて、一緒に喜ぶ
✔部下が成果を上げた時には、できたことはできたと事実を100％褒めましょう。
「この企画書、データの取り方が顧客視点で分かりやすかったよ」など、具体的事実で伝えることが大事です。
「そこそこ」「わりと」「それなりに」といった勿体ぶった 形容詞はいりません。
「頑張ったね」「ラッキーだったな」は、感想なので、褒めたことになりません。
✔「私は」という「I(アイ)」メッセージで一緒に喜ぶ。
自分の成果・成功を上司が一緒に喜んでくれることは部下にとっては嬉しいものです。
「私もすごく嬉しいよ」「私も鼻が高かった」「私は感動したよ」など、自分の気持ちを言葉にして アサーティブ(※)な態度で事実を伝えましょう。
※アサーティブ：相手を尊重しながら適切な方法で自己表現を行うこと。
スキル2 事実で叱り、解決策は情報共有
✔事実の大きさで叱る
具体的な事実を取り上げて指摘をしましょう。「納期３日遅れだよ」「１枚のレポートにミスが４つあったよ」等
「全然なってない」「ミスが多すぎなんだよ」と 気付かせることを含ませた言い方や、
「大したことじゃない」「何とかなるよ」と焦点の定まっていない伝え方では、次にすすめません。
「どういうつもりなんだよ」は責めているだけで『叱る』ではありませんね。
✔失敗＋解決策はオープンにしてチームで共有する
仕事はチームワークです。仕事で起きたミスやトラブルは隠さないようにします。
本人への注意と、解決策まで至ったら、定例ミーテイングなどで、できるだけ早く情報共有しましょう。
「ミスしたことをみんなに話すと傷つけるんじゃないか」－これは正しい気遣いとは言えないのではないでしょうか。
ミスの展開が重要なのではなく、解決策を共有することで チーム全体の質を向上させること が 目的です。
スキル3 メンツを気にせず部下に謝る
✔気付いたらすぐに、取り繕わずに、短く謝る。
自分のミスに気付いたら「すぐに、取り繕わずに、短く」謝ることが鉄則です。
・ごまかせるかも と取り繕っても部下にはわかります。
・はぐらかしても、かえって話がこじれます。
・長々謝ると、言い訳がましく聞こえてしまうもの。
すぐに謝らないと、ますます謝りにくくなります。
✔謝るお手本を示す、と考える
「上司たるもの何でも部下より秀でていなければいけない」と思いこんでいませんか。
人間なのでミスはあります。上司に求められる大事な姿勢は、ミスをしてしまった後です。
ミスを謝れるということは、正しい自信の裏返しでもあります。上司であるあなたが自分の間違いを素直に認め、報告するお手本を見せれば、部下もミスや失敗を報告しやすくなります。
スキル4 権限委譲する
✔途中で口出ししない
仕事を渡す時は、なぜそれを頼むのか、そのねらいや理由を最初にきちんと伝えます。
仕事を渡したら、あとは口を出さずに見ていてあげることが大切です。
渡した後、心配になることはありますが、そこは覚悟が必要。「信じて任せてくれている」と感じてもらうことが、その仕事を成功させ、部下に成長してもらう一歩です。
✔「まだ早い」「もう遅い」の思い込みを捨てる
途中であれこれ口出しをしたり、なかなか大きな仕事を任せられないのは、あなたがどこかで、「まだ早い」「今さらこの人にチャンスを渡しても、もう遅い」と思っているからかもしれません。「まだ早い」と思っているうちに、「もう遅い」になってしまいます。
スキル1、スキル2と合わせながら、進めていきましょう。
スキル5 逆「報連相」する
✔「報連相」は社会人の基本。
上司であるあなたから、部下やチームに報連相しているでしょうか。
・部下の仕事がどんな結果につながったのか。
・役員会での結果を報告。
・クライアントの反応をこまめに伝えたり。
進捗や、状況、ミスはもちろん素早い報告や連絡は、部下からだけのものとは限りません。
上司からの報連相も、部下が仕事をしやすくなると考えましょう。
また、上司から部下へ「相談」を持ちかけることは、アイディア創出や、ステップアップのチャンスにもなります。
コミニュケーションを活性化する上でも、双方の報連相は活きてきます。
出展
明るい職場応援団/言い方ひとつで変わる会話術
https://www.no-harassment.mhlw.go.jp/manager/conversation-technique/
【第5回】「部下を育てる・後輩を指導する」
https://www.no-harassment.mhlw.go.jp/manager/conversation-technique/c5
管理職、上司、先輩側のポイントを紹介しました。気持ちの中では、「余程こちらの方が気を遣っているよ。」と感じることもあるでしょう。分かります。うん 分かります。
個人的に教訓にした言葉があります。(有名な軍人 山本五十六の言葉です。)
やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ。
この言葉には続きがあり、全文はこの後に
話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず。
やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず。
上司はつらいよ ですね。
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